1. Quel est votre rôle au sein du département Projet / Étude chez Perfogroup

Mon rôle, ainsi que celui de mes collègues assistants administratifs du département Projet, est de soutenir toute l’équipe sur les aspects administratifs liés aux projets.
Chaque étape d’un projet demande un suivi administratif important, et nous sommes là pour accompagner les chefs de projet et garantir le bon déroulement des procédures.

Concrètement, au démarrage d’un projet, nous nous occupons de la gestion des contrats, de l’ouverture administrative des dossiers ainsi que de la transmission des informations du vendeur au chef de projet.

Pendant le déroulement du projet, nous assurons le suivi des documents contractuels, comme les avenants et les annexes, veillons à la bonne tenue des dossiers internes et apportons également notre soutien dans la préparation et la mise en forme des différents documents du projet.

Une fois le projet terminé, nous participons au bouclement administratif en collaboration avec la comptabilité, puis nous transférons les dossiers au Service Après-Vente afin qu’il dispose de toutes les informations nécessaires pour la reprise de l’installation.

De mon côté, j’assiste également le responsable du département Projet / Étude dans certaines tâches liées à la gestion du service. Cela comprend notamment l’organisation de séances ou d’activités de cohésion d’équipe afin de maintenir une bonne ambiance de travail, mais aussi l’amélioration des outils et des procédures pour optimiser le fonctionnement du département.

2. Comment votre travail administratif contribue-t-il au bon déroulement des projets réalisés par Perfogroup ?

Chaque projet nécessite une quantité importante de documents essentiels à son bon déroulement, qu’il s’agisse de documents standards de l’entreprise ou de demandes spécifiques des clients.
Ces éléments sont nombreux et peuvent rapidement devenir chronophages pour les personnes davantage orientées vers les aspects techniques du métier.

C’est justement là que le rôle d’une assistante administrative prend tout son sens.
En prenant en charge les tâches administratives, nous permettons aux autres membres de l’équipe de se concentrer pleinement sur leurs domaines de compétence respectifs, tout en contribuant ensemble à la réussite du projet.

Les chefs de projet peuvent ainsi se focaliser sur la gestion globale des projets, le suivi des clients, l’application de leurs demandes ainsi que le respect des normes en vigueur.

De leur côté, les planificateurs conçoivent les projets en apportant leurs connaissances techniques et en veillant à respecter les exigences techniques et réglementaires.

Enfin, les techniciens sur le terrain assurent la mise en service et le bon fonctionnement des installations grâce à un travail de qualité.

En résumé, chaque acteur du projet joue un rôle essentiel. Le mien n’est pas directement lié à la technique, mais il contribue à la structure, à l’organisation et à la bonne documentation des projets, qui sont des éléments indispensables à leur réussite.

3. Quelles sont les compétences les plus importantes pour travailler comme assistante administrative dans un environnement aussi technique et majoritairement masculin ? 

La curiosité est, selon moi, une qualité essentielle, et elle l’est encore davantage dans ce type d’environnement. Avec une formation d’employée de commerce, nous avons seulement quelques bases en électricité et aucune connaissance spécifique sur des domaines plus techniques, comme la sécurité des personnes lors des évacuations. On se retrouve donc rapidement face à des documents remplis de termes techniques et à des discussions très pointues entre spécialistes.

Au début, il peut être difficile de réellement comprendre les enjeux et les nuances des projets, alors même que notre rôle est de soutenir les équipes techniques au quotidien. Sans cette compréhension, cela peut entraîner des erreurs, des blocages ou des pertes de temps. C’est pourquoi il est important d’oser poser des questions, se renseigner et chercher à comprendre ce que l’on fait et pourquoi on le fait. Avec le temps, cela permet d’acquérir une bonne compréhension des termes et des systèmes, indispensable pour travailler efficacement dans cet environnement.

La seconde compétence clé est la rigueur. En tant qu’assistantes administratives, nous apportons la structure et l’organisation nécessaires au bon suivi des projets. Cela demande de la précision, de la méthode et un suivi rigoureux des procédures afin de garantir un travail fluide et de qualité pour toute l’équipe.

Nous participons également à la création et à l’amélioration de certains processus internes, notamment à travers les documents liés à la qualité. Ces outils permettent de définir les bonnes pratiques, de structurer les tâches métier et d’assurer un fonctionnement clair et efficace pour tous les collaborateurs.

Enfin, travailler dans un environnement majoritairement masculin demande aussi de savoir s’affirmer et trouver sa place. Même sans rôle technique, notre travail est essentiel au bon déroulement des projets et la qualité de notre travail permet naturellement de gagner le respect des équipes.

4. Qu’appréciez-vous le plus dans votre travail chez Perfogroup et dans l’ambiance de l’entreprise ?

Mon travail au sein du département Projet / Etude possède plusieurs aspects positifs : il est varié, intéressant et stimulant au quotidien. Cependant, ce que j’apprécie le plus, c’est l’impact positif que je peux avoir sur le travail de mes collègues grâce à la gestion administrative des projets.
Chaque document bien réalisé et chaque dossier correctement suivi sont utiles et appréciés.
On me fait confiance pour gérer des tâches parfois très techniques, ce qui est particulièrement valorisant. C’est satisfaisant de savoir que mon travail peut faciliter celui des autres et contribuer, à ma manière, à la réussite des projets.

Pour moi, un bon environnement de travail repose avant tout sur l’honnêteté et la communication. Le fait de pouvoir échanger de manière claire et directe permet d’avancer plus efficacement, et j’ai la chance de retrouver cet état d’esprit au sein de cette équipe.

J’apprécie également les valeurs véhiculées par l’entreprise, notamment le respect et l’égalité entre les collaborateurs. Chacun est considéré de la même manière, indépendamment de son poste ou de son niveau hiérarchique. Cela crée une ambiance saine et agréable, où le respect se construit davantage sur les compétences, l’implication et le travail fourni.

Je pense que c’est en travaillant ensemble, dans un climat de confiance et de respect, que l’on travaille le mieux et avec le plus de plaisir.