1. Welche Rolle haben Sie innerhalb der Abteilung Projekt / Studien bei Perfogroup?

Meine Rolle sowie die meiner Kolleginnen und Kollegen in der administrativen Assistenz der Abteilung Projekt besteht darin, das gesamte Team bei allen administrativen Aspekten der Projekte zu unterstützen. Jede Phase eines Projekts erfordert eine sorgfältige administrative Nachverfolgung, und wir stehen den Projektleitern zur Seite, um sie zu begleiten und einen reibungslosen Ablauf der Verfahren zu gewährleisten.

Konkret kümmern wir uns zu Beginn eines Projekts um die Vertragsverwaltung, die administrative Eröffnung der Akten sowie die Weitergabe der Informationen vom Verkäufer an den Projektleiter.

Während der Durchführung des Projekts stellen wir die Nachverfolgung der Vertragsdokumente wie Nachträge und Anhänge sicher, achten auf die ordnungsgemässe Führung der internen Dossiers und unterstützen ausserdem bei der Vorbereitung und Formatierung der verschiedenen Projektdokumente.

Nach Abschluss des Projekts wirken wir am administrativen Abschluss in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung mit und übergeben anschliessend die Dossiers an den Kundendienst, damit dieser über alle notwendigen Informationen für die Übernahme der Anlage verfügt.

Ich unterstütze ausserdem den Leiter der Abteilung Projekt / Studien bei bestimmten Aufgaben im Zusammenhang mit der Führung der Abteilung. Dazu gehört insbesondere die Organisation von Sitzungen oder Teambuilding-Aktivitäten, um ein gutes Arbeitsklima aufrechtzuerhalten, sowie die Verbesserung der Tools und Prozesse, um die Arbeitsweise der Abteilung zu optimieren.

2. Wie trägt Ihre administrative Arbeit zum reibungslosen Ablauf der von Perfogroup durchgeführten Projekte bei?

Jedes Projekt erfordert eine grosse Menge an wichtigen Dokumenten für seinen reibungslosen Ablauf, sei es standardisierte Unternehmensdokumente oder spezifische Anforderungen der Kunden. Diese Elemente sind zahlreich und können für Personen, die stärker auf die technischen Aspekte des Berufs ausgerichtet sind, schnell zeitaufwendig werden.

Genau hier entfaltet die Rolle einer administrativen Assistentin ihre volle Bedeutung. Indem wir die administrativen Aufgaben übernehmen, ermöglichen wir es den anderen Teammitgliedern, sich voll und ganz auf ihre jeweiligen Fachbereiche zu konzentrieren und tragen so gemeinsam zum Erfolg des Projekts bei.

Die Projektleiter können sich so auf das Gesamtmanagement der Projekte, die Kundenbetreuung, die Umsetzung ihrer Anforderungen sowie die Einhaltung der geltenden Normen konzentrieren.

Ihrerseits entwerfen die Planer die Projekte, indem sie ihr technisches Wissen einbringen und darauf achten, die technischen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.

Schliesslich sorgen die Techniker vor Ort für die Inbetriebnahme und das einwandfreie Funktionieren der Anlagen durch qualitativ hochwertige Arbeit.

Zusammenfassend spielt jeder Beteiligte eines Projekts eine wesentliche Rolle. Meine ist nicht direkt mit der Technik verbunden, trägt jedoch zur Struktur, Organisation und guten Dokumentation der Projekte bei, die für deren Erfolg unerlässlich sind.

3. Welche sind die wichtigsten Kompetenzen, um als administrative Assistentin in einem so technischen und überwiegend männlich geprägten Umfeld zu arbeiten? 

Neugier ist meiner Meinung nach eine wesentliche Eigenschaft, und sie ist in einem solchen Umfeld umso wichtiger. Mit einer Ausbildung als Kauffrau verfügen wir nur über einige Grundlagen in Elektrizität und keinerlei spezifisches Wissen in eher technischen Bereichen, wie zum Beispiel der Personensicherheit bei Evakuierungen. Man sieht sich daher schnell mit Dokumenten konfrontiert, die voller technischer Begriffe sind, sowie mit sehr fachlichen Diskussionen zwischen Spezialisten.

Am Anfang kann es schwierig sein, die Herausforderungen und Nuancen der Projekte wirklich zu verstehen, obwohl unsere Aufgabe darin besteht, die technischen Teams im Alltag zu unterstützen. Ohne dieses Verständnis kann es zu Fehlern, Blockaden oder Zeitverlusten kommen. Deshalb ist es wichtig, Fragen zu stellen, sich zu informieren und zu versuchen zu verstehen, was man tut und warum man es tut. Mit der Zeit ermöglicht dies, ein gutes Verständnis der Begriffe und Systeme zu entwickeln, das unerlässlich ist, um in diesem Umfeld effizient zu arbeiten.

Die zweite Schlüsselkompetenz ist die Genauigkeit. Als administrative Assistentinnen bringen wir die Struktur und Organisation mit, die für die ordnungsgemässe Nachverfolgung der Projekte notwendig sind. Dies erfordert Präzision, Methodik und eine konsequente Einhaltung der Verfahren, um eine reibungslose und qualitativ hochwertige Arbeit für das gesamte Team zu gewährleisten.

Wir beteiligen uns auch an der Erstellung und Verbesserung bestimmter interner Prozesse, insbesondere im Zusammenhang mit Qualitätsdokumenten. Diese Instrumente ermöglichen es, bewährte Praktiken festzulegen, die fachlichen Aufgaben zu strukturieren und eine klare und effiziente Arbeitsweise für alle Mitarbeitenden sicherzustellen.

Schliesslich erfordert die Arbeit in einem überwiegend männlich geprägten Umfeld auch, sich durchzusetzen und seinen Platz zu finden. Auch ohne technische Funktion ist unsere Arbeit für den reibungslosen Ablauf der Projekte essenziell, und die Qualität unserer Arbeit trägt dazu bei, sich den Respekt der Teams auf natürliche Weise zu verdienen.

4. Was schätzen Sie an Ihrer Arbeit bei Perfogroup und an der Atmosphäre im Unternehmen am meisten?

Meine Arbeit in der Abteilung Projekt / Studium hat mehrere positive Aspekte: Sie ist abwechslungsreich, interessant und im Alltag herausfordernd. Am meisten schätze ich jedoch den positiven Einfluss, den ich durch die administrative Verwaltung der Projekte auf die Arbeit meiner Kolleginnen und Kollegen haben kann.
Jedes sorgfältig erstellte Dokument und jede korrekt nachverfolgte Akte sind nützlich und werden geschätzt.
Man vertraut mir auch bei teilweise sehr technischen Aufgaben, was besonders wertschätzend ist. Es ist erfüllend zu wissen, dass meine Arbeit diejenige der anderen erleichtern und auf meine Weise zum Erfolg der Projekte beitragen kann.

Für mich basiert ein gutes Arbeitsumfeld vor allem auf Ehrlichkeit und Kommunikation. Die Möglichkeit, klar und direkt miteinander zu kommunizieren, ermöglicht ein effizienteres Vorankommen, und ich habe das Glück, diese Einstellung in diesem Team wiederzufinden.

Ich schätze auch die Werte des Unternehmens, insbesondere den Respekt und die Gleichbehandlung der Mitarbeitenden. Jeder wird unabhängig von seiner Position oder Hierarchieebene gleich behandelt. Das schafft eine gesunde und angenehme Atmosphäre, in der Respekt vor allem auf Kompetenzen, Engagement und geleisteter Arbeit basiert.

Ich bin der Meinung, dass man am besten und mit der grössten Freude arbeitet, wenn man in einem Klima des Vertrauens und des Respekts zusammenarbeitet.